W transporcie nie ma nieciekawych przypadków. Branża TSL charakteryzuje się tym, że każde zlecenie, nawet jeśli różni się od innych tylko minimalnie, wymaga odmiennego podejścia i zestawu rozwiązań. Prowadzi to do tego, że nawet dysponując ustalonym schematem działań, nie można robić wszystkiego „na jedno kopyto”. Żeby lepiej pokazać, na czym polega praca spedytora, zapraszamy do lektury dzisiejszego wpisu, w którym nasz ekspert opisuje transport drogowy z Hamburga do Warszawy.
Transport drogowy z Hamburga do Warszawy: kontekst
W lutym z naszymi spedytorami skontaktował się klient chcący przewieźć towar do Warszawy. Był to bardzo ważny składnik produkcyjny, którego brak powodował znaczny przestój produkcji w zakładzie. W takiej sytuacji konieczne było planowanie działań z wyprzedzeniem, dzięki czemu do minimum ograniczone zostało ryzyko dodatkowych opóźnień. Wstępna lista zadań przygotowana przez spedytora prezentowała się następująco:
- konsolidacja towaru, określenie łącznej wagi i wymiarów towaru;
- dopasowanie odpowiedniego środka transportu, negocjowanie stawki z podwykonawcą;
- zmieszczenie się w ramach czasowych oczekiwanych przez odbiorcę. Towar bardzo pilny, opóźnienie skutkuje przestojem produkcji;
- skompletowanie dokumentów celnych i dokonanie awizacji w magazynie nadawczym.
Lista zadań zakładała podstawowe czynności spedycyjne. Ładunek docierał do Hamburga drogą morską, a więc trzeba było poczekać na rozładunek, konsolidację i przedstawienie odpowiednich dokumentów. Jeszcze w czwartek znajdował się w kontenerze, a więc do podjęcia z magazynu towar powinien być gotowy w piątek rano.
Trasa transportu drogowego z Hamburga do Warszawy
Okoliczności poprzedzające transport drogowy z Hamburga do Warszawy
Ponieważ odbiór ładunku przypadł na piątek, zarówno spedytor, jak i przewoźnik, musieli brać pod uwagę dłuższe kolejki do magazynów. Kolejki wynikały z dwóch czynników: początku weekendu oraz dużego zagęszczenia samochodów realizujących zlecenia. Optymalnym rozwiązaniem było odebranie przez kierowcę towaru zaraz po otwarciu magazynu, a więc kierowca powinien być na miejscu, gotowy do załadunku, już dzień wcześniej. Podczas oczekiwania przesyłka przechodziła rozformowanie i przeniesienie do magazynu.
Te działania stworzyły przestrzeń na skompletowanie dokumentów celnych. Ten etap jest szczególnie ważny, zwłaszcza, jeśli towar pochodzi spoza UE (tak jak w tym przypadku). Gdyby z jakiegoś powodu przy odbiorze towaru nie było dokumentów celnych, przesyłka zostałaby wstrzymana. W związku z tym konieczne jest wywieranie presji na agencje celne przygotowujące przekaz celny.
Opłaty, załadunek i czynności w transporcie drogowym z Hamburga do Warszawy
Organizacja całości tego transportu była o tyle łatwiejsza, że wykonywana przez zaprzyjaźnionego przewoźnika. Przewoźnik regularnie współpracował z nami w obsłudze magazynu, z którego miał podjąć towar. Dlatego stawki i koszt usługi były z góry ustalone i korzystne dla klienta. Zgodnie z planem, kierowca podstawił samochód w oczekiwaniu pod magazynem jeszcze dnia poprzedniego i oczekiwał na informacje na temat wyładowania towaru i dokumentów celnych. Dzięki temu uprawdopodobnił się warunek konieczny do spełnienia, aby transport odbył się terminowo: samochód musiał zostać załadowany najpóźniej do godziny 10:00.
Transport drogowy z Hamburga do Warszawy może przebiegać zgodnie z dwoma modelami: bezproblemowym i generującym drobne problemy. Oba te modele występują równie często, z czego ten drugi zazwyczaj funkcjonuje w przypadku towarów spoza UE. Składają się na niego konieczność przeprowadzenia bardziej skomplikowanych procedur celnych oraz nieprzewidziane problemy, które lubią pojawiać się tam, gdzie pojawić się nie powinny.
Na tym etapie jedynym czynnikiem mogącym powodować opóźnienia była odprawa w agencji celnej. Ta procedura często przeciąga się w czasie i jest to w pełni niezależne od działań spedytorów. Jedynym środkiem zaradczym na tę sytuację było stałe wywieranie presji na agencję. Poprosiliśmy odbiorcę, by ustalił z agencją wysoki priorytet przesyłki. Zależało nam na tym, by agenci celni byli gotowi do pracy już w momencie, w którym kierowca pojawiłby się z towarem w agencji.
ZOBACZ TEŻ: Transport do Anglii. Spedycja Towarów do Wielkiej Brytanii
Przebieg transportu drogowego z Hamburga do Warszawy
Jak wspominaliśmy już wcześniej, cały transport miał odbyć się w piątek. Piątek to dla spedycji dzień wzmożonych działań. Jest tak głównie ze względu na natężenie transportów – często muszą zakończyć się przed weekendem. Z tego też powodu magazyn w Hamburgu był zatłoczony i kolejka, która ustawiła się wcześniej niż zwykle, pozwoliła na odbiór towaru dopiero w okolicach godziny 11. Jak się okazało, nie było to aż tak problematyczne, gdyż przez natłok zadań, nasz towar został przerzucony z kontenera dopiero o 10:30.
Ponieważ ładunek został przerzucony z kontenera dopiero w okolicach 10:30, został załadowany na samochód praktycznie z marszu. W gruncie rzeczy jedynym ponadprogramowym utrudnieniem było to, że pomimo wymagań, kierowca niespecjalnie dobrze mówił po angielsku i niemiecku. Nasz spedytor zaradził temu przyjmując na siebie rolę telefonicznego tłumacza.
Odbiór wydłużył się o kwadrans w związku z koniecznością uzyskania od agencji celnej dokumentu T1. Ten dokument jest konieczny do odbioru i wydanie towaru bez jego przedstawienia jest niemożliwe. Po zamknięciu formalności, transport wyruszył ok. godziny 11, co oznaczało, że ok. 16 powinien znaleźć się w agencji celnej, tuż przy polskiej granicy.
ZOBACZ TEŻ: Przesyłki paletowe drobnicowe i całopaletowe. Transport palet w Polsce i za granicą
Dalszy przebieg transportu
Czy chodzi o standardowy transport drobnicowy z Niemiec do Polski, czy o wysokopriorytetowe przewozy farmaceutyków, czy też transport całokontenerowy do Niemiec, zawsze jest jeden czynnik, którego boi się każdy spedytor i przewoźnik: ruch drogowy. Przewidywalny tylko do pewnego stopnia, potrafi wydłużyć czas transportu w znacznym stopniu. Na szczęście tym razem ruch na trasie przejazdu był płynny i nie generował żadnych opóźnień. Podobnie szczęśliwie agencji udało się domknąć wszystkie konieczne procedury jeszcze przed przyjazdem kierowcy z ładunkiem. Odprawę zamknięto kilka minut po 16 i kierowca bez przeszkód ruszył w dalszą drogę.
Dopiero po polskiej stronie granicy zwiększył się ruch na autostradzie, co zwiększyło ryzyko opóźnień. Kierowca i spedytor pozostali w stałym kontakcie z odbiorca towaru, informując go o możliwych wydłużeniach czasu dostawy. Szczęśliwie drobne opóźnienia były akceptowalne.
ZAPYTAJ O DARMOWĄ WYCENĘ SWOJEGO TRANSPORTU
Odbiór i podsumowanie
Pomimo drobnych opóźnień, organizowany przez nas transport drogowy z Hamburga do Warszawy dotarł o 21:40. Od razu po dotarciu odbiorca rozładował towar i przekazał go na linię produkcyjną. Cała procedura trwała 20 minut – po tym czasie kierowca opuścił zakład z kompletem dokumentów potwierdzających dostawę. Od tej chwili do spedytora należało już tylko przesłanie skanu dokumentów do systemu zamówień klienta. Skan stanowił potwierdzenie wykonania transportu i ułatwiał klientowi księgowość.
Opisany powyżej transport jest dobrym przykładem tego, jak wygląda praca spedytora. Najważniejsze punkty w wykonywaniu zlecenia to:
- zaufani/sprawdzeni podwykonawcy;
- kontakt z klientem;
- sprawna agencja celna;
- gotowość do planowania i kontaktu z klientem 24/7.
BBA Transport System współpracuje z najlepszymi przewoźnikami i agencjami celnymi w całej Europie, dzięki czemu jest w stanie bezproblemowo realizować zlecenia transportowe. Transport drogowy organizowany przez BBA Transport System obejmuje cały kontynent europejski i Wielką Brytanię. Organizujemy transport morski, przewozy kolejowe Nowym Jedwabnym Szlakiem oraz międzynarodowe przesyłki lotnicze. Zachęcamy do współpracy z nami i przekonania się, czym jest wysoka jakość spedycji!
