Praca w administracji. Pracownik administracji obsługujący komputer stacjonarny.

Praca w administracji firmy spedycyjnej – rzemiosło administratora

Firma spedycyjna, jak większość firm, rzadko składa się tylko z jednego działu. Zazwyczaj na sukces firmy składa się wiele czynników, pośród których jednym z najważniejszych jest komunikacja właśnie pomiędzy działami w organizacji. Pośród nich wiele mówi się o działach operacyjnych, działach handlowych, często jednak zapomina się o kręgosłupie organizacji: administracji. Na czym polega praca w administracji w firmie spedycyjnej? Dziś oddajemy głos pracownikom działu administracji!

Praca w administracji – o roli działu administracji w firmie spedycyjnej

Chyba każdy zdaje sobie sprawę z tego, że dział administracji jest istotny dla prawidłowego funkcjonowania firmy spedycyjnej. Zakres pracy i różnorodność zagadnień wymusza na pracownikach specjalizację w wielu dziedzinach jednocześnie. O to, jak uniwersalny musi być pracownik spedycyjnej administracji, spytaliśmy Katarzynę Wardzyńską.

Zadania naszego działu skupiają się wokół pracy przy dokumentach księgowych czy celnych, rozliczeniach, windykacji, obiegu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz firmy, kontakcie z kontrahentami oraz prawidłowym funkcjonowaniem biura. Oznacza to więc przekrój przez całą działalność firmy, a nieraz także wykraczanie poza ten zakres.

 

Katarzyna Wardzyńska
kierownik działu administracji BBA Transport System

Czym jest praca w administracji – definicja administracji

Administracja to z definicji zarządzanie i wsparcie w realizacji procesów. Spedycyjna rzeczywistość wymaga rozszerzenia rozumienia pojęcia „administracja”. W praktyce głównym zadaniem działu administracji jest asystowanie i podpora pozostałych działów tak, aby ich praca mogła przebiegać sprawnie, efektywnie i bez zakłóceń. Z tego powodu dział administracji firmy spedycyjnej ma pracy tym więcej, im więcej obsługuje projektów oraz im więcej zleceń spedycyjnych otrzymują działy operacyjne.

W dziale administracji pozostajemy w stałym kontakcie ze wszystkimi innymi częściami firmy. W każdym procesie zachodzą współzależności i wszystkie działania są skorelowane, dlatego konieczna jest komunikatywność i otwartość na ludzi. Tym bardziej, że pracownicy reprezentują firmę przed klientami, podwykonawcami, partnerami oraz w urzędach.

Praca w administracji jest jednak nie tylko wsparciem innych działów i kontaktami z partnerami i klientami, lecz także ciężką pracą z dokumentacją.

Dokumentacja i papiery kluczowe w procesie spedycji

Proces importu towarów spoza UE wiąże się z wieloma wymogami dokumentacyjnymi. Jest to spowodowane odgórnymi wymogami prawnymi oraz regulacjami, które umożliwiają sprawne wykonywanie usług spedycyjnych i transportowych na rynku międzynarodowym.  Odpowiednie dokumenty pozwalają na ustalenie jasnych warunków wykonania usługi, dzięki czemu spedycje unikają kłopotliwych sytuacji i szkód zarówno dla siebie, jak i dla swoich klientów. Żeby obieg dokumentów i procedury przebiegały sprawnie, w procesie swoją rolę ma dział administracji.

Usługa spedycji wiąże się ze zgromadzeniem i przechowywaniem pakietu dokumentującego wykonanie usługi i jej poprawne rozliczenie.

By unaocznić, z jakimi dokumentami mają styczność pracownicy działu administracji, posłużymy się przykładem w postaci dokumentów koniecznych do domknięcia procesu spedycyjnego w transporcie relacji Chiny – Polska.

Potrzebne dokumenty:

  • oferta dla klienta
    • Jest to dokument w całości przygotowywany przez pracowników działu handlowego bądź spedytorów – zawiera warunki, na jakich będzie przebiegała współpraca między klientem a firmą.
  • akceptacja oferty
    • Potrzebna jest do poświadczenia, że klient zgodził się na zaproponowane warunki.
  • zlecenie spedycyjne
    • W tym miejscu sprawa nabiera tempa – oferta została zaakceptowana, spedytor zaczyna działać.
  • faktura sprzedaży
    • Zawiera wszystkie informacje potrzebne do pobrania/uiszczenia opłaty.
  • PZC tj. dokument celny potwierdzający wykonanie odprawy
    • Dzięki niemu wiadomo, że przesyłka spełniła wszystkie deklarowane cechy i nie ma problemu z cłami.
  • konosament, tj. list przewozowy
    • Konosament poświadcza prawo odbiorcy do podjęcia dostarczonego ładunku.
  • faktury kosztowe od podwykonawców za poszczególne usługi, np:
    • fracht (np. kolejowy);
    • odprawę celną;
    • ubezpieczenie;
    • fracht drogowy.

Praca w administracji – podsumowanie

Wielu z nas nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wiele zależy od sprawnego działania administracji w firmie. Dział administracji odpowiada za sprawny obieg dokumentów, komunikację między działami (oraz z osobami nienależącymi do struktur firmy) i realizację procesów i projektów, za które bezpośrednio odpowiada. Jak ujęła to Katarzyna Wardzyńska, działalność administracyjna to przekrój działalności firmy, a często więcej!

Powyższy tekst powstał, ponieważ spotkaliśmy się z licznymi pytaniami o strukturę naszej firmy. W jego powstaniu udział miały pracownice naszego działu administracji, niezastąpione: Kasia, Monika, Ola i Kasia. Dziękujemy!

Powiązane artykuły

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Możesz użycz tych znaczników HTML tagów i atrybutów:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

sixteen − 12 =

*