Proces logistyczny, zwłaszcza w zakresie ciągłości łańcucha dostaw, jest bardzo skomplikowany i złożony. Nie tylko wymaga wiedzy z zakresu przepisów celno podatkowych i doświadczenia, lecz także udziału wielu podmiotów. Każdy z nich musi zostać obdarzony zaufaniem i w związku z kompetencjami, które posiada. Z tego powodu importem i eksportem zajmują się przede wszystkim specjaliści: spedytorzy, logistycy, przewoźnicy, agenci, którzy znają branżę od podszewki. O ile o pracy spedytorów i logistyków piszemy regularnie, natomiast nie poświęcamy wiele uwagi zawodowi agenta celnego. W związku z tym w dzisiejszym wpisie przyjrzymy się z bliska temu, czym jest agencja celna.
Agencja celna – kluczowy gracz w transporcie międzynarodowym
W języku angielskim funkcjonuje piękny termin unsung heroes oznaczający zasłużonych, których nie upamiętniono w odpowiedni sposób. Agenci celni są obecni przy każdym transporcie międzynarodowym, odpowiadając za tak ważne aspekty, jak poprawność zgłoszenia, opłaty celne czy podatki. Gdyby nagle ich zabrakło, wszyscy importerzy i eksporterzy staliby się przemytnikami, a obowiązki agentów musieliby przejąć spedytorzy. Od 2004 roku, kiedy zawód agenta celnego przestał wymagać kursów i egzaminów państwowych, jest to możliwe, jednak wiemy, jak skomplikowana jest praca spedytora. Każde dodatkowe obciążenie może powodować spadek wydajności pracy, z czym wiążą się straty dla klientów. Z tego powodu firmy zwracają się o pomoc bezpośrednio do agencji. Mogą robić to na zasadzie podwykonawstwa bądź jednostki działającej w ramach firmy.
Niektóre firmy decydują się na wydzielenie w swoich strukturach komórek odpowiedzialnych za odprawy celne – tak funkcjonują wewnętrzne agencje. Większość jednak nie może sobie pozwolić na takie rozwiązanie, dlatego przeważnie nawiązuje współpracę z podwykonawcami.
Agencja celna, czy to wewnętrzna, czy to podwykonawca, często jest mylona z urzędem celnym, podobnie jak agent celny z celnikiem. W rzeczywistości jednak zadania agencji i agentów są odmienne od zadań urzędu i celników. Agencja jest bowiem pośrednikiem pomiędzy Urzędem Celnym a przedsiębiorcą sprowadzającym/eksportującym towary. Pomaga przy wszelkich formalnościach celnych oraz komunikacji między podmiotami i organami celnymi. Agencje współpracuje również z Krajową Administracją Skarbową. Zajmuje się dbaniem o poprawne odprowadzenie cła.
POZNAJ NARZĘDZIE POMOCNE W PRACY AGENTÓW – ISZTAR
Agencja celna – co robi i jak działa agencja celna? Jakie są jej kompetencje?
Głównym zadaniem agentów celnych jest zajmowanie się czynnościami związanymi z odprawą. Zależnie od działu, agent może zajmować się importem lub eksportem. Niezależnie od celu i specyfiki zlecenia, od działania agenta zależy powodzenie całej procedury clenia. Oznacza to także, że w przypadku błędnego przeprowadzenia odprawy (np. w wyniku dostarczenia agentowi niewłaściwych dokumentów), może być konieczna dopłata, a w skrajnych sytuacjach nawet kara finansowa. Do podstawowych działań agenta należą:
- procedowanie dokumentów
- W tym celu w strukturach agencji często powoływana jest specjalna komórka administracyjna, zajmująca się jedynie obiegiem dokumentów regulujących międzynarodowy obrót towarami i określaniem ich poprawności, zgodności z oryginałem itd. Przepływ dokumentów jest w agencjach celnych kluczowy do sprawnego przebiegu procesu. Jako że każdy towar trzeba odprawić, nawet pozornie niekłopotliwy ładunek może oznaczać stos dokumentów na biurku agenta agencji celnej.
- kontrole i nadzór procesu
- W tej kwestii chodzi o sprawdzenie, czy zostały dopełnione wszystkie procedury: czy nastąpił już kontakt z SAN-EPIDem, czy dostarczone zostały wszystkie konieczne dokumenty, czy palety, na których znajduje się towar, zostały odpowiednio fumigowane. Ważne jest również sprawdzenie, czy odprawiany towar faktycznie jest tym, co się akurat odprawia.
- kontakt ze zleceniodawcą i organami państowymi
- Często nie docenia się roli komunikacji w realizacji procesów – w przypadku agencji celnych komunikacja jest kluczowa. Sprawny przepływ informacji na linii agencja – urząd celny oraz innymi podmiotami pozwala uniknąć wielu nieprzewidzianych sytuacji. Oznacza to np. zgłaszanie zleceniodawcy nieprawidłowości w dostarczonych agencji dokumentach.
- nieustanny rozwój zawodowy
- Przepisy prawa lubią się zmieniać, dlatego agenci muszą na bieżąco orientować się w przepisach obrotem towarowym, aktualnościach i rozporządzeniach. Oznacza to regularne uczestnictwo w kursach doszkalających, by mieć pełny obraz sytuacji służby celnej oraz należności celnych, które trzeba uiszczać.
- czynności praktyczne
- Poza powyższymi, agent musi także wykonywać zadania związane z praktyczną pracą przy zleceniu. Te zadania to: zgłoszenie towaru do odprawy celnej, przygotowanie deklaracji podatkowych (np. akcyzowej) oraz obliczanie kwot przywozowych i wywozowych.
SKONTAKTUJ SIĘ ZE SPEDYTOREM I POPROŚ O WIĘCEJ INFORMACJI
Jak wygląda praca agenta celnego? Jak agenci współpracują ze spedytorami?
W łańcuchu dostaw agent celny odgrywa jedną z najważniejszych ról. Agencje zazwyczaj usytuowane są w pobliżu hubów logistycznych/magazynów, z którymi często współpracują. Tak np. agencja we Frankfurcie nad Menem będzie zajmować się przede wszystkim odprawami celnymi towarów transportowanych drogą lotniczą. Pracując przede wszystkim z biura, agent decyduje o faktycznym przebiegu procesu odprawy. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy musi opuścić biuro i „pójść w teren”, np. w razie konieczności weryfikacji odprawianego towaru. W razie importu spoza granic Unii Europejskiej (np. Szwajcarii, Norwegii, Wielkiej Brytanii), musi współpracować z lokalnymi specjalistami. Towar sprowadzany spoza UE musi zostać odprawiony w miejscu nadania. W razie niezgodności z deklaracją, agent ponosi odpowiedzialność za to, co zgłosił do odprawy. Może jednak działać w dwóch modelach:
- przedstawicielstwo bezpośrednie
- Jako przedstawiciel bezpośredni, agent reprezentuje klienta. Oznacza to, że pracuje w jego imieniu i na jego rzecz. W tym modelu klient odpowiada za zgłoszony towar, a więc ważna jest dla niego poprawność zgłoszenia. W tym modelu procedura zazwyczaj przebiega sprawnie i szybko – wynika to z wzajemnej motywacji do poprawnego wykonywania zadań.
- przedstawicielstwo pośrednie
- Jako przedstawiciel pośredni, agent nie reprezentuje klienta. Oznacza to, że pracuje w swoim imieniu i na swoją rzecz i to w jego interesie leży poprawna realizacja procesu clenia. W razie nieścisłości i niezgodności deklaracji ze stanem faktycznym, za błędy i niedopowiedzenia może zostać ukarana agencja. Większość agencji jest przygotowanych na taki scenariusz i dysponuje odpowiednim ubezpieczeniem.
Miarą agenta jest to, w jaki sposób radzi sobie z deklaracjami. Gdy deklaracja zawiera informacje odmienne od faktycznego zgłoszenia, może przymknąć na to oko (czym naraża na straty agencję bądź klienta) lub wrócić do spedytora z odpowiednią informacją. Pomimo że może to generować opóźnienia, pozwala uniknąć niebezpiecznych sytuacji i problemów z urzędem celnym i skarbowym.
Agent celny jest partnerem spedytora w utrzymaniu łańcucha dostaw i sprawnym działaniu procesu logistycznego w obrocie zagranicznym. Współpraca między agencjami i spedycjami nieraz trwa długie lata, co pozwala na maksymalne usprawnienie procesu komunikacji i wpływa na potencjalne korzyści ze współpracy. Jednym z narzędzi, które ułatwiają współpracę między spedycjami a agencjami jest Informacyjny System Zintegrowanej Taryfy Celnej ISZTAR. Zawarte w systemie informacje pozwalają upewnić się, że odprawiany towar odprawiono poprawnie.
CELNICY ZAJMUJĄ SIĘ TAKŻE PRZESYŁKAMI Z ALIEXPRESS – PRZECZYTAJ ARTYKUŁ
Jakich dokumentów agencja celna potrzebuje do przeprowadzenia odprawy celnej?
Aby przeprowadzić odprawę celną, agencja celna potrzebuje nie tylko odprawianego towaru, lecz także kilku niezbędnych dokumentów. Każdy rodzaj transportu wymaga nieco innych dokumentów. W transporcie morskim agent będzie potrzebował na przykład:
- faktury handlowe
- Przedstawienie faktury jest de facto świadectwem legalności towaru. Kontener zgłoszony jako kontener maseczek, bez przedstawionej faktury, może okazać się np. kontenerem rowerów. Możliwe jest także, że bez przedstawienia faktury przewożony ładunek został nabyty nielegalnie, co sprowadza ryzyko zarówno na agenta, jak i spedytora oraz przewoźnika. Faktura powinna zawierać dane wymagane przez przepisy prawa kraju, do którego odbywa się import.
- certyfikat CE
- Dla niektórych wyrobów importowanych przez UE wymagany jest certyfikat CE. Oznacza on gwarancję wykonania produktu zgodnie z dyrektywami i przepisami unijnymi, regulującymi bezpieczeństwo użytkowania, ochronę zdrowia użytkowników i dbanie o środowisko.
- list przewozowy
- W przypadku transportu morskiego list przewozowy nazywa się konosamentem. Potwierdza odbiór określonego ładunku i obliguje przewoźnika do wydania ładunku w porcie docelowym. Osoba posiadająca konosament jest jednocześnie właścicielem przewożonego towaru. List przewozowy występuje w kilku oryginałach oraz kopiach – te nie pozwalają jednak dysponować ładunkiem.
- packing list
- Jest to dokument potwierdzający zawartość przesyłki z dokładną specyfikacją. Najczęściej dołącza się go do ładunków drobnicowych.
Na podstawie dokumentów dostarczonych do agencji celnej, agent może przeprowadzić odprawę. W razie konieczności korekty dokumentów może się zdarzyć przetrzymanie przesyłki. Taka okoliczność oznacza dodatkowe koszty – nie tylko celne, lecz także wynikające ze składowania.
Dalsza lektura – linki do przydatnych artykułów oraz dodatkowych informacji
Pracy agencji celnych poświęciliśmy wykład Akademii Spedytora w czwartek, 05.03.2020 na Wydziale Ekonomicznym SGGW. Zapraszamy do wysłuchania wykładu pani Joanny Porath z Porath Customs Agents – wykład dostępny na załączonym nagraniu. Firma Porath prowadzi także projekt edukacyjny Akademia Celna Porath, który ma za zadanie podnosić kompetencje agentów celnych oraz specjalistów mających w jakimś stopniu styczność z odprawami celnymi. Zachęcamy również do zapoznania się z naszymi case studies, w których przyglądamy się najciekawszym rozwiązaniom transportowym.
