Firma spedycyjna, jak większość firm, rzadko składa się tylko z jednego działu. Zazwyczaj na sukces firmy składa się wiele czynników, pośród których jednym z najważniejszych jest komunikacja właśnie pomiędzy działami w organizacji. Pośród nich wiele mówi się o działach operacyjnych, działach handlowych, często jednak zapomina się o kręgosłupie organizacji: administracji. Na czym polega praca w administracji w firmie spedycyjnej? Dziś oddajemy głos pracownikom działu administracji!
Praca w administracji – o roli działu administracji w firmie spedycyjnej
Chyba każdy zdaje sobie sprawę z tego, że dział administracji jest istotny dla prawidłowego funkcjonowania firmy spedycyjnej. Zakres pracy i różnorodność zagadnień wymusza na pracownikach specjalizację w wielu dziedzinach jednocześnie. O to, jak uniwersalny musi być pracownik spedycyjnej administracji, spytaliśmy Katarzynę Wardzyńską.
Zadania naszego działu skupiają się wokół pracy przy dokumentach księgowych czy celnych, rozliczeniach, windykacji, obiegu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz firmy, kontakcie z kontrahentami oraz prawidłowym funkcjonowaniem biura. Oznacza to więc przekrój przez całą działalność firmy, a nieraz także wykraczanie poza ten zakres.
Katarzyna Wardzyńska
kierownik działu administracji BBA Transport System
Czym jest praca w administracji – definicja administracji
Administracja to z definicji zarządzanie i wsparcie w realizacji procesów. Spedycyjna rzeczywistość wymaga rozszerzenia rozumienia pojęcia „administracja”. W praktyce głównym zadaniem działu administracji jest asystowanie i podpora pozostałych działów tak, aby ich praca mogła przebiegać sprawnie, efektywnie i bez zakłóceń. Z tego powodu dział administracji firmy spedycyjnej ma pracy tym więcej, im więcej obsługuje projektów oraz im więcej zleceń spedycyjnych otrzymują działy operacyjne.
W dziale administracji pozostajemy w stałym kontakcie ze wszystkimi innymi częściami firmy. W każdym procesie zachodzą współzależności i wszystkie działania są skorelowane, dlatego konieczna jest komunikatywność i otwartość na ludzi. Tym bardziej, że pracownicy reprezentują firmę przed klientami, podwykonawcami, partnerami oraz w urzędach.
Praca w administracji jest jednak nie tylko wsparciem innych działów i kontaktami z partnerami i klientami, lecz także ciężką pracą z dokumentacją.
Dokumentacja i papiery kluczowe w procesie spedycji
Proces importu towarów spoza UE wiąże się z wieloma wymogami dokumentacyjnymi. Jest to spowodowane odgórnymi wymogami prawnymi oraz regulacjami, które umożliwiają sprawne wykonywanie usług spedycyjnych i transportowych na rynku międzynarodowym. Odpowiednie dokumenty pozwalają na ustalenie jasnych warunków wykonania usługi, dzięki czemu spedycje unikają kłopotliwych sytuacji i szkód zarówno dla siebie, jak i dla swoich klientów. Żeby obieg dokumentów i procedury przebiegały sprawnie, w procesie swoją rolę ma dział administracji.
Usługa spedycji wiąże się ze zgromadzeniem i przechowywaniem pakietu dokumentującego wykonanie usługi i jej poprawne rozliczenie.
By unaocznić, z jakimi dokumentami mają styczność pracownicy działu administracji, posłużymy się przykładem w postaci dokumentów koniecznych do domknięcia procesu spedycyjnego w transporcie relacji Chiny – Polska.
Potrzebne dokumenty:
- oferta dla klienta
- Jest to dokument w całości przygotowywany przez pracowników działu handlowego bądź spedytorów – zawiera warunki, na jakich będzie przebiegała współpraca między klientem a firmą.
- akceptacja oferty
- Potrzebna jest do poświadczenia, że klient zgodził się na zaproponowane warunki.
- zlecenie spedycyjne
- W tym miejscu sprawa nabiera tempa – oferta została zaakceptowana, spedytor zaczyna działać.
- faktura sprzedaży
- Zawiera wszystkie informacje potrzebne do pobrania/uiszczenia opłaty.
- PZC tj. dokument celny potwierdzający wykonanie odprawy
- Dzięki niemu wiadomo, że przesyłka spełniła wszystkie deklarowane cechy i nie ma problemu z cłami.
- konosament, tj. list przewozowy
- Konosament poświadcza prawo odbiorcy do podjęcia dostarczonego ładunku.
- faktury kosztowe od podwykonawców za poszczególne usługi, np:
- fracht (np. kolejowy);
- odprawę celną;
- ubezpieczenie;
- fracht drogowy.
Praca w administracji – podsumowanie
Wielu z nas nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wiele zależy od sprawnego działania administracji w firmie. Dział administracji odpowiada za sprawny obieg dokumentów, komunikację między działami (oraz z osobami nienależącymi do struktur firmy) i realizację procesów i projektów, za które bezpośrednio odpowiada. Jak ujęła to Katarzyna Wardzyńska, działalność administracyjna to przekrój działalności firmy, a często więcej!
Powyższy tekst powstał, ponieważ spotkaliśmy się z licznymi pytaniami o strukturę naszej firmy. W jego powstaniu udział miały pracownice naszego działu administracji, niezastąpione: Kasia, Monika, Ola i Kasia. Dziękujemy!
