Gdy ktoś w firmie wspomni o audycie, w biurze zazwyczaj zapada martwa cisza, czas spowalnia, przygasa światło, a pracownikom podnosi się ciśnienie. Jest to pokłosie podejścia, według którego audyt był postrzegany jako narzędzie kontroli i karania niesubordynowanych i nieefektywnych pracowników. Na szczęście w obecnych czasach zmienia się patrzenie na tę procedurę. Przedsiębiorcy stosują audyty nie jako karę za cokolwiek, lecz jako wskaźnik do tego, co można poprawić, by organizacja działała lepiej. Nie inaczej jest, kiedy chodzi o audyt magazynu. Jest to bowiem badanie, które odpowiada na pytanie „co możemy zrobić lepiej?”.
Audyt magazynu – badanie dające same korzyści
Przeprowadzenie tego badania pozwala na weryfikację standardów pracy magazynu. Oznacza to, że audyt może pomóc w obiektywnym rozpoznaniu faktycznej wydajności magazynu, opracowaniu strategii współpracy z klientem, czy podniesieniau standardu pracy w organizacji – co przekłada się na korzyść dla firmy. Audyt pomaga również wypracować metody mierzenia i nadzorowania wartości kluczowych wskaźników, które z kolei stanowią podstawę do budowania strategii oraz podejmowania decyzji. Audyt oznacza jednak przede wszystkim zebranie danych, które pozwolą wyeliminować nieefektywność z funkcjonowania magazynu.
Kiedy przeprowadzić audyt magazynu?
Załadunek przesyłki w magazynie
Pierwszą rzeczą, którą trzeba zrobić, by przeprowadzić audyt, jest zrozumienie jego potrzeby. Dlatego gdy tylko zobaczymy, że w magazynie coś nie działa tak, jak powinno, może to być znak do podjęcia kroków. Widzisz, że procesy przestają być efektywne, trwają zbyt długo? Coraz częściej zdarzają się szkody, a podczas przyjmowania i wydawania towarów zdarzają się pomyłki? Niezadowoleni klienci zgłaszają się z reklamacjami, a towarowanie przestało przebiegać płynnie? Gdy wydarzają się opisane sytuacje, można mówić o absolutnej konieczności przeprowadzenia audytu magazynu.
Są to jednak późne symptomy, które sugerują podjęcie działania w ostatniej chwili. Tymczasem audyt, jak każde badanie, najlepsze efekty przynosi wtedy, gdy jest przeprowadzony na możliwie wczesnym etapie. Zatem gdy obserwujesz którykolwiek z nich, miej świadomość, że to może być dobry moment na działanie.
Jak zacząć audyt magazynu?
Pierwszym koniecznym krokiem do przeprowadzenia audytu jest zebranie ilościowych i jakościowych danych od pracowników odpowiedzialnych za kluczowe procesy. Najwięcej informacji – co oczywiste – pozyskujemy z magazynu, jednak inne działy w organizacji również mają tutaj swój udział. Przykładowo informacje z działu kadr dają wgląd w sytuację pracowników, z działu IT o metodach obsługi zleceń, a sprzedaży pozwalają odnieść wyniki do działań. Kolejnym krokiem jest analiza i interpretacja, znowu z uwzględnieniem danych z innych działów. Na tej podstawie można dokonać ewaluacji procesów magazynowych i logistycznych. Dopiero teraz możliwe jest określenie, który obszar organizacji jest nieefektywny i jakie można podjąć kroki, by temu zaradzić. Następnym krokiem jest już propozycja rozwiązania problemu. Audytor przedstawia efekty swojej pracy:
- zalecenia;
- kolejność działań;
- ocenę ryzyka.
Dodatkową wartością zebranych danych jest ich użyteczność w przyszłych procesach i badaniach. Można je wykorzystać jako odnośniki przy określaniu kosztów generowanych przez działanie magazynu. Na tej podstawie można z kolei szacować wielkość oszczędności.
Korzyści z przeprowadzenia audytu magazynu
Audyt przeprowadzany jest przez specjalistyczny personel
Gdy mamy już wstępne wyniki audytu i wiemy, które procesy działają dobrze, a które szwankują, możemy zastanowić się nad kilkoma dodatkowymi zagadnieniami. Ile czasu zajmuje nam wykonanie czynności związanych z magazynowaniem? Ile kosztują nas obecnie podejmowane działania? Czy opłaca się nam przechowywać niektóre towary? W jakiej kolejności lepiej wykonywać działania, jak rozdzielać zadania? Nieraz kontrola pozwala odkryć, że technologie, magazyny lub operacje nie są wydajne i wymagają natychmiastowego działania. To zaś pozwala utrzymać wysokie standardy jakości i spełniać normy międzynarodowych organizacji zajmujących się kontrolą i certyfikacją procesów.
Dodatkową korzyścią może być podniesienie oceny magazynu w strukturze firmy. Jeśli magazyn jest wysoko oceniany, możliwe jest łatwiejsze uzyskanie funduszy na rozwój i inwestycje. Tymczasem dane pozyskane podczas przeprowadzenia audytu pozwalają na dodatkowe szacunki, często wymagane przy planowaniu inwestycji w działy. Jeśli szacunki wskazują na to, że dzięki oszczędnościom i inwestycjom uda się zwiększyć efektywność bez czaso- i zasobochłonnej rozbudowy, szansa na pozyskanie dodatkowych środków znacząco rośnie.
Główne punkty przeprowadzenia audytu
Audyt służy prześwietleniu każdego procesu. Jest to zestaw analiz danych i efektywności, który można z powodzeniem wykorzystać od udoskonalenia procedur w organizacji. Dzięki niemu przeprowadzający są w stanie odpowiedzieć na pytanie: które działania można lepiej zaplanować i jakie procesy przynoszą najlepsze rezultaty? Co więcej, dzięki niemu można uważnie przyjrzeć się głównym zadaniom: przyjmowaniu, magazynowaniu, kompletacji oraz wysyłce towaru. Przykładowe punkty kontrolne w audycie magazynu:
- analiza wydajności
- badanie obsługi klienta
- sprawdzenie bezpieczeństwa magazynowanych towarów
- kontrola porządku w magazynie
- test funkcjonalności systemu
- zbadanie optymalnej pojemność magazynu
- dokładna inwentaryzacja
- analiza układu magazynu
- badanie sprawności przepływu towarów
- obszary do poprawy
- raport zawierający rekomendacje
Wyniki audytu zazwyczaj przekazywane są audytowanemu w postaci raportu z rekomendacjami. Nie są to ścisłe wytyczne co do tego, jakie kroki powinien podjąć w dalszej kolejności, a raczej wskazówki dotyczące możliwości poprawy w niektórych obszarach. Nie oznacza to jednak, że raport nie zawiera rozwiązań. Wręcz przeciwnie, często zbadane procesy można poprawić już na etapie diagnozy, zwłaszcza jeśli zostały konkretnie wskazane punkty pogarszające ich jakość. Wiedza również powinna być traktowana jako ważne narzędzie pozwalające osiągnąć oczekiwane rezultaty. Na podstawie uzyskanych informacji można łatwo wypracować wzorce naprawy i poprawy.
Audyt magazynu w BBA Transport System
BBA Transport System to międzynarodowy operator logistyczny, specjalizujący się zarówno w organizowaniu transportów, jak i nadzorowaniu procesów logistycznych. Certyfikowani specjaliści zajmują się ocenianiem wydajności procesów, w tym także audytami magazynów. W celu poznania naszej oferty zapraszamy do kontaktu z naszymi pracownikami pod adresem e-mail: transport@bbats.pl lub bezpośrednio z Dyrektorem Działu Transportu i Spedycji, Mariuszem Żakiewiczem.
Mariusz Żakiewicz
e-mail: m.zakiewicz@bbats.pl
tel. kom. (+48) 512 081 920
