BBATS to firma transportowa, która świadczy usługi transportowe na terenie Polski, całej Europy oraz międzynarodowy transport lotniczy i morski z Chin i USA. Poniżej postaram się opisać, jak wygląda dzień pracy spedytora widziany oczami informatyka. Poniższy artykuł ma za zadanie przybliżyć czytelnikowi ogólny zarys profesji międzynarodowego fracht forwardera pracującego w firmie transportowej z Warszawy. Dzień do „obserwacji” wybrany został przypadkowo i był jednym z wielu „szarych” dni w pracy w transporcie. Szarym w cudzysłowie, ale o tym w podsumowaniu.
Nasz spedytor, dla zachowania anonimowości nazwijmy go Sylwestrem, rozpoczął pracę jak zwykle o 8:00. W biurze pojawił się tuż przed tą godziną, zrobił kawę i uruchomił komputer. Dzień zaczął się standardowo od sprawdzenia poczty e-mail. W jego skrzynce, co mnie bardzo zdziwiło, znajdowało się dużo nieprzeczytanych wiadomości. Od razu nasunęło mi się pytanie – co to? Otrzymałem odpowiedź, że to wszelkiego rodzaju nietrafione oferty lub po prostu spam. Zrozumiałem, że mam do czynienia z profesjonalistą o wieloletnim stażu pracy, który po temacie wiadomości i nadawcy potrafi określić z jaką informacją ma do czynienia.
08:24 – czas i terminy kluczowe w profesjonalnej firmie transportowej
Już po kilkunastu minutach pojawiają się pierwsze wnioski. W spedycji czas determinuje, czym zajmujesz się najpierw. Czas załadunku, rozładunku; czas jest wyznacznikiem rytmu dnia – to on ustawia priorytety pracy spedytora.
Firma Transportowa Warszawa Poznań Kraków Katowice Gdańsk Łódź Wrocław – mapa spedytora
Sylwek postawił na bieżącą komunikację z przewoźnikami – bardzo ważnym zasobem w transporcie. To kierowcy i ich maszyny stanowią podstawę transportu. Bez odpowiedniej bazy zaangażowanych i zaufanych podwykonawców, żadna spedycja nie mogłaby realizować swoich zleceń. Już po kilku minutach nasz spedytor ma otwartych ponad 10 okienek i w każdym z nich trwa ożywiona, lecz rzeczowa dyskusja.
Najczęściej pojawiają się terminy, godziny, czasy, okresy. Jak już wcześniej pisałem – czas gra kluczową rolę. Dalej widać przewijające się kody pocztowe – kolejny niezbędny element stanowiący podstawy spedycji.
Kody Pocztowe Polskie, Francuskie, Włoskie czy Niemieckie znacząco się od siebie różnią. Znajomość ich wszystkich na pamięć nie jest możliwa. Z ogromnym zdumieniem patrzyłem jak spedytor po samym kodzie potrafi określić skąd i dokąd nadana ma być przesyłka. Kto z nas wie, że 22085 to kod pocztowy okolic Hamburga?
9:30 – rodzaj i gabaryty ładunków niezbędne do wykonania zlecenia transportowego
Kolejny zwrot akcji. Klient z Niemiec potwierdził odbiór w piątek. Znaczy to, że Klient, który nadał przesyłkę potwierdził, że w piątek będzie ona gotowa do odbioru w magazynie. Do ustalenia pozostały szczegóły, tzn. dokładny adres i godzina odbioru. Mając tą informację, spedytor firmy transportowej niezwłocznie postanowił wybrać przewoźnika do obsłużenia tego zlecenia. Aby nie musieć z każdym z bazy podwykonawców komunikować się osobno Sylwester postanowił opisać dokładnie ładunek i wysłał zapytanie mailowe do wcześniej zdefiniowanej grupy odbiorców.
W międzyczasie na skrzynkę e-mail nasz współpracownik otrzymał nowe zlecenie transportowe. Do przewiezienia było 8 europalet z portu morskiego w Hamburgu w okolice Katowic w Polsce. Ważne do zapamiętania jest, że istnieje kilka rodzajów palet:
- europalety;
- palety przemysłowe;
- do kontenerów;
- palety CP;
- i inne.
Pełna lista rodzajów palet dostępna jest tutaj.
Europaleta w Firmie Transportowej
Aby uszczegółowić to zlecenie spedytor musiał zadzwonić wprost do klienta i, rozmawiając po angielsku, ustalić dokładną datę odbioru. Na szczęście zarówno Sylwester, jak i osoba kontaktowa po drugiej stronie mówią płynnym angielskim i po chwili wszystko było jasne.
Kiedy była już znana waga, rodzaj towaru, ilość palet, termin załadunku i rozładunku spedytor mógł przystąpić do określenia dokładnej trasy przejazdu. Jak się dowiedziałem, była to trasa preferowana, jednak warunki bywają tak zmienne, że zawsze bierze się pod uwagę również alternatywę. W tym przypadku było to prawie 800km. Wielkość i waga jak i oczekiwany czas tranzytu ładunku zezwalały jedynie na użycie dedykowanego pojazdu, gdyż klientowi zależało na czasie. W ruch poszedł kalkulator. Sylwester, znając obowiązujące stawki, wycenił koszt przewozu na 700 euro. Kolejnym zaskoczeniem dla mnie było, że nawet Polskie firmy transportowe w rozliczeniach między sobą posługują się euro.
Spedytor wytłumaczył mi, co i jak policzył. Kierowca jest w stanie przejechać ok 650/700 km podczas jednej zmiany, więc ładując towar w środę, aby był w czwartek u odbiorcy, należy użyć dedykowanego auta. Waga towaru to 8 ton.
Odpowiedzieliśmy na zapytanie i uzyskaliśmy pozytywną informację potwierdzoną wiadomością e-mail. Dalszy kontakt odbył się już telefonicznie.
09:47 – firma transportowa musi utrzymywać ciągłe kontakty z innymi podmiotami
Kontakt z innym Klientem na temat kolejnego zlecenia od pana Hansa. Spedytor musiał teraz pilnie nawiązać kontakt z przewoźnikiem, który czekał na bramie magazynu, w którym znajdował się towar. Kontakt w spedycji jest kolejnym ważnym elementem układanki. Bez właściwego kontaktu zarówno firma transportowa, jak i jej zleceniodawca byliby narażeni na niepowodzenie całej operacji, a w najgorszym przypadku nawet konieczność utylizacji towaru. Dzieję się tak na przykład przy wymagającym transporcie farmaceutyków. Sporo na ten temat znajduje się na blogu: https://bbats.pl/pl/poradnik-specjalistyczny/transport-lekow/
Otrzymaliśmy zapytanie telefoniczne od Klientki zainteresowanej transportem samochodu osobowego marki Fiat Punto w specjalnej wersji EVO SPORT GT 16V z Włoch do Polski. Aby właściwie wycenić fracht, firma transportowa musi posiadać informacje na temat wagi auta oraz adresów nadania i odbioru.
Praca w firmie transportowej to ciągłe lawirowanie pomiędzy trasami, kontaktami z ludźmi, zleceniami, odpowiadaniem na zapytania, pilnowanie załadunków i rozładunków, kontakt z kierowcami. Praca spedytora to odpowiedzialność za towar i ludzi, którzy wręcz w czasie rzeczywistym potrzebują ważnych towarów lub informacji – stwierdził Sylwester.
10:00 – stres i szybkie rozwiązania transportowe pozwalające zapewnić maksymalną efektywność
Spedytor nie ma zbyt dużo czasu na swobodne podejście do obowiązków. Wymagania stawiane przez rynek sprawiają, że poziom stresu jest bardzo wysoki. Była dopiero 10:00, a ilość podjętych ważnych decyzji potrafiła przyprawić o zawrót głowy. W międzyczasie na zewnętrznym komunikatorze spedytor otrzymał wiadomość zwrotną od swojego stałego klienta. Stawka została zaakceptowana – nie wiem, czego dotyczyło to zlecenie transportu, jednak zauważyłem, że jednocześnie „miga” okienko z wiadomością e-mail.
Wcześniej opisywany klient przystał na naszą ofertę transportu z Hamburga pod Kraków przez Świecko. To konkretne przejście graniczne pomiędzy Polską a Niemcami otwarte jest 24/7. Znaczy to, że przewoźnicy nie muszą oczekiwać zbyt długo na granicy na odprawę celną. Spedytor musi być pewien, że klient zlecający przewóz ma komplet dokumentów potrzebnych do przesłania przesyłki.
Do wykonania tego zlecenia spedytor wybrał zaufaną firmę przewozową. Akurat jedno z ich aut znajdowało się niedaleko (do 80 km) w odległości od miejsca załadunku.
10:30 – w firmie transportowej panuje wielkie tempo pracy
Musieliśmy się upewnić czy towar będzie wypakowany z kontenerów, gdyż składał się z trzech oddzielnych części. Nasz podwykonawca zaakceptował stawkę, jaką określiliśmy za ten transport. Czwartek – piątek – to termin załadunku. Nasz przewoźnik dysponujący autem stwierdził, że w grę wchodzi jedynie kwota 500 euro, bo będzie musiał poświęcić sporo czasu na przejściu granicznym. Nasz spedytor postanowił się potargować i stwierdził, ze maksymalna akceptowalna kwota to 490 euro. Obiecał jednocześnie, że zrobi „dobre skonto”.
Jak widać praca spedytora to także negocjacje na temat stawek przejazdu. Jeżeli podwykonawca jest rzetelnym przewoźnikiem, można czasem poświęcić część własnej prowizji i dołożyć kilka euro przewoźnikowi – tylko po to, by mieć pewność terminowego załadunku i rozładunku towaru. W międzyczasie otrzymaliśmy potwierdzenie od naszego stałego klienta, że można już odebrać towar.
Praca spedytora to wielkie tempo pracy i masa kontaktów w ciągu godziny. Wiele rozmów i negocjacji. Potwierdzania transportów i kontakty z magazynami. Podwykonawca dzwoni z pytaniem, czy dysponujemy jakimś zleceniem, które właśnie zleciliśmy komuś innemu i podczas tej rozmowy negocjujemy z nim inny przejazd na inny ładunek za inną stawkę. Można by pomyśleć, że praca odbywa się w sposób chaotyczny, ale doświadczony spedytor świetnie radzi sobie z takim „bałaganem”. Dzięki jego kontroli, w ciągu godziny można załatwić kilkanaście wymagających transakcji.
10:50 – dokumenty w firmie transportowej
Firma Spedycyjna BBATS Warszawa dokumenty transportowe
Kolejny kontakt z panem przewoźnikiem i pytanie, czy może odebrać towar jeszcze dziś. My czekamy na potwierdzenie dokumentów. Pan Mirek stoi w Hamburgu blisko magazynu z którego zładuje fracht. Ma sprawdzić ile kilometrów wynosi droga od miejsca załadunku i w jakim czasie może być na miejscu.
Dokumenty, dokumenty i jeszcze raz dokumenty.
Biurokracja nie ominęła transportu. Pomimo wieloletniego doświadczenia, setek wspólnych transportów i rzetelnych relacji – osoby będące w łańcuchu dostaw wiążą także wszelkiego rodzaju przepisy i obostrzenia. Praca w firmie transportowej wymaga znajomości wielu skrótów i rodzajów dokumentów:
- dokumentów odprawy celnej;
- do wydania z magazynu;
- dla księgowości;
- niezbędne dla załadowcy;
Spedytor często musi także kontrolować przepływ dokumentów księgowych. To na jego barkach spoczywa obowiązek właściwego opisania trasy i towaru i zafakturowania podwykonawców oraz nadzór nad fakturą wystawianą klientowi.
Po zaakceptowanym zleceniu spedytor musi wszystkie dane przewozu przenieś do wewnętrznego systemu CRM. Są to dane takie jak:
- adres nadania;
- adres odbioru;
- liczba km;
- dane podwykonawcy;
- stawki podatku;
- nr rejestracyjny i rodzaj samochodu.
11:08 – systemy informatyczne w firmie transportowej
Wykonujemy telefon do innego klienta, pani Aleksandry, na temat ładunku z Łotwy. Krótka rozmowa, kilka uprzejmości i konkretów i temat zostaje załatwiony. W Internecie sprawdzamy dane pracownika jednej z firm, z którymi współpracujemy. Nasz spedytor zajmuje się także pozyskiwaniem danych i często musi przebijać się przez hierarchię firmy, aby dotrzeć do interesującej go osoby odpowiedzialnej za ładunek. Czasem jest to magazynier, a czasem dyrektor spedycji.
W systemie CRM przygotowujemy wszelką dokumentację. Nasz CRM automatycznie wysyła wymagane dokumenty zainteresowanym stronom.
Firma Transportowa Warszawa BBATS System CRM
W ciągu zaledwie 3 h nasz spedytor odbył ponad 50 rozmów telefonicznych, odpowiedział na 40 wiadomości na komunikatorze, wprowadził 5 informacji o ładunkach i zrealizował 5 pełnych zleceń. Ilość wiadomości jakie musi przeczytać spedytor każdego dnia jest ogromna. Połapać się w tym na pewno nie jest łatwo – jednak doświadczenie robi swoje.
Telefon, e-mail, sms, trans, Messenger, WhatsApp, GG, Skype, poczta polska, kurierzy i inne. Spedytor to nie tylko słuchawka telefonu, lecz także każdy możliwy sposób na przekazanie informacji. Niektórzy preferują kontakt SMS, inni wyłącznie e-mail. Spedytor musi dopasować się do potrzeb zarówno zleceniobiorcy, jak i podwykonawcy.
Mandat dla przewoźnika – spedytor musi wiedzieć także o takich rzeczach.
Znajomość wielkości palet i ich szybkie przeliczanie na metry kwadratowe oraz zajętej powierzchni to spedycyjna rzeczywistość. Sylwester przez ponad 10 lat kariery nabył tyle doświadczenia, że potrafi ocenić rentowność zlecenia tylko na podstawie nazwy zleceniodawcy oraz rodzaju transportu.
11:40 – koordynacja zadań miedzy działami firmy transportowej
Sylwester dostaje zapytanie od naszego handlowca na temat stawki na transport z Polski na Węgry. W tym kierunku stawka jest znacznie wyższa niż np. kierunek na Niemcy, gdyż Polska mało rzeczy importuje z Węgier i przewoźnicy najczęściej wracają „na pusto”.
Google Maps, kalkulator i doświadczenie wystarczą, by w ciągu 5 min nasz spedytor drogowy dokładnie określił stawkę i odpowiedział koledze z działu handlowego. Przeglądanie zapytań, ciągła komunikacja, odpowiadanie na pytania, przygotowywanie dokumentów i wyliczanie kosztów tras. To wszystko pod olbrzymim stresem związanym z terminami i ew. kosztami opóźnień. Obecnie w trasie pod oczami Sylwestra jest ponad 20 samochodów.
W gestii spedytora jest także odpowiadanie na ciągłe oferty współpracy od podwykonawców. Właścicieli zarówno dużych ciągników jak i mniejszych busów do 3,5 tony. Wielu z nich oczekuje stałego i trwałego wsparcia ze strony spedytora. Wszelkie zło w branży transportowej często kojarzone jest z leniwym spedytorem, który „tylko klika w komputer”. Nie jest to zupełnie prawda. Spedytor łączy wszystkie małe elementy w jeden spójny łańcuch logistyczny. On stoi pośrodku tego biznesu i stara się dobrać odpowiednie środki do potrzeb. Wielkość zarówno branży, jak i ilość przypadków, które mogą się przytrafić i wpływają na fachowe wykonanie prac jest olbrzymia.
12:00 – przerwa
Już wstajemy, żeby udać się na obiad, gdy nagle nadeszła wiadomość z Hamburga, a raczej brak wiadomości czy kontenery zostały już rozpakowane. 2 zostały, ale nie mając pewności co do 3. Sylwek polecił przewoźnikowi, by ten nie czekał już na informację tego dnia i że jest wolny do przyjęcia innych ładunków.
Odpowiedzialność za życie innych, szacunek dla ich czasu i pieniędzy jest ważnym elementem pracy w firmie transportowej.
Czy tak intensywne przedpołudnie można nazwać szarym? Na pewno nie!
Podsumowując, praca w firmie transportowej to ciężki kawałek chleba. Należy ciągle mieć się na baczności. Utrzymywać właściwe kontakty, nie bać się wyzwań. Ogromną rolę na pewno gra doświadczenie. Widać, że obyty spedytor w mig potrafi załatwić przewóz towaru nawet w najodleglejsze zakątki Europy. Dla mnie jako informatyka było to bardzo ciekawe doświadczenie.
